Инструкция: готовим приказ об утверждении новой должностной инструкции

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Должностная инструкция помогает зафиксировать обязанности, ответственность и требования к сотруднику.
2. Утверждать документ необязательно, но если требуется — издайте приказ.
3. При изменениях в работе или появлении новых должностей вводят в действие новые инструкции.
4. Приказ оформляется на бланке организации с указанием даты, места и причин для утверждения.
5. Документ хранится постоянно или до ликвидации организации, а также в личных делах сотрудников на определённый срок.

Как утверждают должностные инструкции

Должностная инструкция включает перечень функциональных обязанностей, обозначает структуру подчиненности и пределы ответственности, перечисляет квалификационные требования, предъявляемые к должности, содержит иные аспекты в зависимости от кадровой политики организации. Трудовой кодекс не обязывает работодателей иметь такой документ, но он весьма полезен. Трудовая функция указывается в трудовом договоре, но неудобно описывать там подробно обязанности, поэтому для этого используется отдельный документ. Является локальным нормативным актом организации и утверждается, как другие нормативные акты. Может являться приложением к трудовому договору или самостоятельным ЛНА. При внесении изменений рекомендуем руководствоваться письмом Роструда №4412-6 от 31.10.2007.

Введение в действие новых ДИ происходит, когда меняется что-то в действующих (например, в связи с появлением профстандартов возникла необходимость в пересмотре квалификационных требований и функций по должностям) или появляются новые должности. В госструктуры поступают требования об изменениях от министерств и ведомств, которым подчинены эти структуры.

По теме: кто должен составлять должностные инструкции в организации

Обязательно ли готовить приказ

Нередко возникает вопрос, нужно ли утверждать должностную инструкцию приказом. Обязательного требования нет.

В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 утверждение осуществляется либо должностным лицом, либо распорядительным документом, либо решением коллегиального органа. Исходя из этого, должностная инструкция утверждается приказом или руководителем организации. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу.

Так выглядит гриф утверждения руководителем:

Так выглядит гриф утверждения распорядительным документом:

Компания сама решает, как утверждать новые должностные инструкции, и отражает это во внутреннем регламенте делопроизводства.

Крупные организации разрабатывают специальные регламенты для утверждения локальных нормативных актов компании. Каждая организация действует, как ей удобно.

Как составить приказ на утверждение ДИ

Специальных требований к составлению нет. Есть рекомендованные формы различных ведомств. Оформляется следующим образом:

1. На бланке организации.
2. Имеет необходимые реквизиты: дата, номер, место издания (населенный пункт), наименование документа.
3. Констатирующая часть содержит обоснование и причины создания. Например: «В связи с введением новой должности», «В связи с переименованием отдела», возможна ссылка на нормативный акт (утвержденный профстандарт, распоряжение конкретного ведомства).
4. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
5. Распорядительная часть. Примерный текст: «Утвердить ________ с __.__.___ (дата) должностную инструкцию по должности ______________. Инструкцию от __.__.____ (дата) признать недействительной. Ознакомить всех заинтересованных лиц. Контроль за исполнением возложить на ____________».
6. Должность руководителя, подпись, расшифровка.

Образец приказа об утверждении должностной инструкции в новой редакции

Порядок ознакомления с приказом

С документом знакомим тех, кого он непосредственно касается (статья 22 ТК), то есть работников, занимающих должности, о которых идет речь, и ответственных за исполнение.

Срок хранения документа

Определяем срок хранения исходя из того, к каким приказам относится приказ об утверждении должностной инструкции — по основной деятельности; хранится постоянно или до ликвидации организации (для компаний, не являющихся источниками комплектования госархивов) (п. 19 Перечня, утвержденного Федеральным архивным агентством 20.12.2019). Индивидуальные ДИ должны храниться в личных делах работников 75 лет, если утверждены до 01.01.2003, и 50 лет, если после. Типовые ДИ хранятся 3 года после их замены новыми (пункты 442, 443 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива №236 от 20.12.2019).

Подробнее: сроки хранения должностных инструкций