Журнал учета больничных листов — регистр, куда сводятся данные по нетрудоспособности работников. Обязателен ли этот документ и как его оформить и вести?
Журнал учета больничных листов облегчает работу кадровой службы в вопросах выплаты пособий по нетрудоспособности. Вести его организация не обязана. Но его наличие делает учет более простым и эффективным.
Зачем нужен журнал учета больничных
Законодательной обязанности заводить его нет. Но необходимость хранить документы никто не отменял. Это касается и листков трудоспособности. А хранение следует организовать должным образом.
Обращаясь к такому регистру, бухгалтер или кадровик оперативно получит необходимые сведения:
- о наличии больничных у отдельных сотрудников в интересующий период;
- об их продолжительности;
- о причинах возникшей нетрудоспособности.
С его помощью ответственный сотрудник гораздо быстрее посчитает количество дней, которые сотрудник проболел, и сможет отследить, сколько из них еще предстоит оплатить.
Оформление и содержание
Унифицированной формы не существует. Каждая администрация разрабатывает собственную или использует один из стандартных вариантов. Тем, кто впервые заводит журнал учета больничных листов, образец заполнения предлагаем взять такой:
Как правило, в него обязательно заносят следующие данные:
- Ф.И.О. работника;
- номер листа нетрудоспособности;
- его дата выдачи;
- начало и конец периода нетрудоспособности;
- продолжительность этого периода (в днях);
- код причины нетрудоспособности.
По желанию добавляют подразделения, должности, медицинские учреждения, выдающие БЛ, и другие сведения.
Правила ведения
Существовать этот регистр может как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант можно представить не только в текстовом формате.
Для крупных организаций удобнее использовать файл Excel с возможностями фильтрации, сортировки и суммирования данных. В специальных программных продуктах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», такая форма присутствует.
Если все же выбран бумажный формат, то следует соблюдать такие правила:
- прошивать и пронумеровывать страницы;
- использовать только черные чернила;
- избегать исправлений и помарок;
- при завершении очередного журнала на последней странице проставлять количество страниц и заверять это подписью руководителя и печатью.
Хранить его необходимо пять лет, в соответствии с пунктом 897 Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Скачать образец журнала учета больничных листов
