РСВ-1: 6 вопросов перед подачей

1. Сдаем РСВ-1 в бумажном виде, но ПФР требует флешку. Это законно?

Компании, где среднесписочная численность персонала меньше 25 человек, могут подавать отчетность по персонифицированному учету на бумаге. Однако ПФР часто просит предоставить флешку или любой другой носитель, на котором должна быть форма РСВ-1 в электронном виде. Просят они об этом для того, чтобы им было проще обрабатывать сведения. Вы, конечно, по закону можете отказаться, но волокиты со штрафами за несвоевременную подачу и “уточненками” будет много. Можно заранее подготовиться к этому и взять с собой флешку (а потом ждать, когда вам отдадут ее обратно). А можно подавать отчетность через бухгалтерские программы, не ездить в фонд и не терять время. Кроме того, на дворе 2015 год — скоро все перейдут на систему электронного документооборота, так что лучше подготовиться к этому сейчас.

2. Нас ровно 25 человек. Как подавать РСВ-1?

Лучше, конечно, в электронном виде. (Если не верите — к Вашим услугам нормы Закона N 212-ФЗ, а также Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете...", в п.2 ст.8 которого описываются правила подачи формы РСВ-1). А вообще, лучше всю отчетность формировать в специальных бухгалтерских программах — там можно подавать ее не только в пенсионный фонд, но и в другие инстанции.

3. С какими ошибками форму РСВ-1 не примут?

Как и всегда — если неправильно заполнены сведения о страхователе-работодателе: ИНН, КПП, ОГРН, ОКВЭД, название компании, ФИО ответственного лица, регистрационный номер ПФР, отсутствует печать — в общем, вся информация, которая содержится на титульном листе формы. Особое внимание страхователи должны обратить на выбор кода тарифа страховых взносов, а также обязательно заполнить строку, в которой отражаются выплаты в пользу физических лиц, не подлежащих обложению страховыми взносами.

Заполняя руками, можно ошибиться на одну цифру, и поехали — штраф, корректирующие сведения, снова подавать отчетность, в результате можно даже “накликать” проверку… В бухгалтерских программах нужно ввести эти сведения один раз, и программа сама будет их подставлять в нужные графы и даже осуществлять проверку встроенной программой контроля.

4. Мы переехали, поменялся регистрационный номер ПФР. С каким номером отправить уточнения по старой отчетности?

Со старым. Который надо вспомнить и вписать в строчку "Регистрационный номер в ПФР в корректируемый период", не путая с новым. При подаче уточненок в электронном виде это реализуется нажатием одной кнопки.

5. На что еще стоит обратить пристальное внимание?

Всегда перед оформлением отчетности необходимо провести сверку поступивших платежей с ПФР. Это исключит вероятность возникновения ошибок в этой части отчета РСВ-1. Используя специальные бухгалтерские программы, такую сверку можно осуществить заранее, и тогда вам вообще не придется сдавать уточненные расчеты и корректировки.

6. Какие программы лучше использовать для подачи отчетности в ПФР?

Программ, конечно, много. Список бесплатных можно посмотреть на сайте ПФР. Для подачи РСВ-1 подходят три: ПУ-5, Spu_orb и ПД СПУ. Они быстро устанавливаются, в справке информация довольно подробная. Обе программы могут формировать все необходимые сведения по персонифицированному учету, ПУ-5 поддерживает электронную цифровую подпись. Но есть и очевидные минусы — например, за выходом обновления этих программ нужно следить — автоматически они не обновятся. Кроме того, импорт информации о сотрудниках (паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адреса...) в них не предусмотрен — все сведения нужно вводить вручную.

Из платных мы хотели бы отметить программу “Бухсофт. Зарплата и кадры”. “Зарплата и кадры” формирует автоматически все формы отчетности в налоговую, ПФР, ФСС, ФОМС (2-НДФЛ, РСВ-1, РСВ-2, 4-ФСС, 4а-ФСС и т.д.). Отчеты можно как выводить на печать, так и выгружать в файлы для отправки по электронным каналам.